Sollicitez les personnes en fonction de leurs compétences

Dans le cas où vous sollicitez directement des choristes, vous devez savoir ce que vous pouvez leur demander.

Si vous recherchez des compétences spécifiques, directes ou indirectes, pour une mission en particulier, vous devez connaître vos choristes pour mieux les mobiliser.

Cette connaissance peut se faire :

• Dans le formulaire d’adhésion

  • Prévoyez un champ « profession/compétences de l’adhérent »

  • Prévoyez un champ « domaines dans lesquels je pourrais contribuer »

Ces champs vous permettront de vous adresser directement aux choristes selon leurs compétences ou appétences. Il y aura ainsi moins de barrières à l’entrée : pas de nouvelles compétences à acquérir, pas de temps de formation longue à prévoir pour maîtriser l’environnement de la tâche.

• En échangeant avec les membres

  • Discutez avec tout le monde

  • Répartissez-vous les choristes au sein du conseil d’administration ou entre bénévoles : chacun fait ensuite remonter les domaines de compétences des choristes ou leurs propositions d’aide.

Repérez les membres qui s’investissent au-delà du coup de main

Un membre qui propose son aide régulièrement, qui fait plus que la tâche qu’il devait initialement faire ou qui arrive naturellement à motiver ou encadrer ses camarades, peut être un bénévole qui s’ignore.

Si vous voyez qu’il est autonome dans les tâches qu’il réalise spontanément, proposez-lui une évolution de sa place dans le chœur : proposez-lui de devenir bénévole et d’apporter son expertise sur les tâches qu’il remplit déjà !

Cherchez des bénévoles extérieurs : le portail « Je veux aider »

Si vous avez besoin de compétences spécifiques et que vous ne les trouvez pas en interne au sein de vos membres, vous pouvez faire appel à des bénévoles extérieurs à votre association grâce à la plateforme mise à disposition par l’Etat : https://www.jeveuxaider.gouv.fr/

Elle permet aux associations de publier des missions de bénévolat en indiquant le type de mission, le besoin, la durée et la fréquence.

C’est une solution qui peut vous permettre de bénéficier du savoir-faire de bénévoles expérimentés sur tous les aspects de la vie de l’association : administration, comptabilité, communication, gestion de projets, conseil juridique, animation, événementiel, …

Cette démarche nécessitera un accompagnement du bénévole pour connaître l’association, son fonctionnement et ses enjeux et d’encadrement du bénévole dans l’accomplissement de sa tâche.

Transformez les freins en motivations pour les nouveaux bénévoles

Pourquoi peut-il être difficile de mobiliser les membres pour qu’ils prennent une part plus importante dans la gestion et l’animation de la vie associative ? Exposons quelles peuvent en être les causes et quelles premières réponses peut-on y apporter.

Plaçons-nous du côté des choristes, les freins régulièrement identifiés sont :

• La méconnaissance des tâches ou des postes qui seraient à prendre en charge

• La crainte d’être responsable d’une mission ou de l’attribution d’une mission nécessitant des compétences non maîtrisées

• Le manque de temps disponible pour aider

• Des actions peu impactantes et valorisantes

• Un avis peu considéré.

La méconnaissance des tâches ou des postes qui seraient à prendre en charge

Le choriste n’arrive pas à visualiser quelles missions il pourrait remplir, par manque de transparence de la part des responsables sur les besoins ou par sentiment d’inadéquation entre son profil et les missions proposées.

Entre ce que vous avez exprimé et ce que les choristes ont compris, il peut y avoir un gros écart. Il peut donc être judicieux d’aller à la rencontre des choristes pour échanger avec eux sur les différentes dimensions des missions :

• Nature de la tâche

• Niveau de responsabilité

• Échéances

• Fréquence et durée des réunions éventuelles

L’aspirant bénévole ne pense pas avoir le temps de s’investir plus avant dans la vie associative mais quand on lui explique la tâche et ce qu’on attend de lui, il trouve plus facilement le temps. La crainte de passer tout son temps libre occupé par les affaires de la chorale est légitime, mais est souvent infondée.

Un bénévole a besoin d’être rassuré quant à sa place dans l’organisation : reformulez quelles seront ses responsabilités, ses missions. Il est tout à fait possible de commencer par des responsabilités limitées, par exemple sur un pan de l’activité de l’association : l’organisation de temps conviviaux, logistique, etc., sans que le bénévole ne soit seul responsable de l’organisation de tout un événement ou d’un secteur complexe comme l’administration et la trésorerie, qui nécessitent un peu d’accompagnement.

Pour des missions plus complexes ou un poste plus important dans l’organisation du chœur, il faudra certainement rassurer davantage en donnant le planning des réunions et le rythme de l’activité sur le temps long. Comme nous l’avons déjà dit, l’activité est souvent irrégulière à l’échelle de l’année : il y a des moments denses et d’autres plus légers. Vous pouvez également préciser la place que peut avoir le bénévole dans l’organisation : quelle place au sein du CA ou quelles responsabilités par exemple.

La crainte d’être responsable d’une mission ou de l’attribution d’une mission nécessitant des compétences non maîtrisées

Le choriste volontaire n’est pas forcément expert dans le champ de la mission qui lui est proposée. Il est plein de bonne volonté mais ce n’est peut-être pas un champ d’action sur lequel il se serait projeté, faute de le connaître.

Vous avez détecté une personne qui se propose régulièrement pour aider. Vous avez peut-être même déjà réfléchi à un poste pour elle, avec la liste des tâches et des missions, mais la personne objecte n’avoir jamais fait cela : proposez-lui un accompagnement personnalisé dans cette prise de fonction :

• Prévoyez un temps de tuilage : Cette période permettra la transmission d’informations et de compétences entre la personne qui remplissait les missions et le nouveau bénévole qui devra s’en occuper.

  
  

• Préparez des outils d’accompagnement : La préparation de documents qui fixent les objectifs, le détail des tâches nécessaires pour mener à bien la mission peuvent également être un support apprécié.

Le manque de temps disponible pour aider

Le choriste dira souvent qu’il n’a pas le temps pour s’engager plus dans la vie de l’association. Les études nous apprennent que 20% des personnes engagées souhaiteraient pouvoir donner plus de temps à l’association mais nous apprenons aussi que le manque de temps est aussi un argument pour ne pas s’engager plus.

Les réponses possibles à apporter rejoignent celles proposées dans les points précédents :

• Soyez transparent sur le temps que cela prend

  • nombre de réunions et leur durée estimée.

  • temps personnel nécessaire estimé

• Valorisez l’apport que la personne aura : expliquez à votre choriste pourquoi lui ou elle serait à sa place au sein du conseil d’administration ou dans le bureau.

• Changez d’angle : Donner du temps à l’association, ce n’est pas perdre du temps. C’est participer à une aventure collective et en sortir une satisfaction personnelle. Donner, c’est recevoir.

Des actions peu impactantes et peu valorisantes

Quand on sait grâce à l’étude de Recherches et Solidarités que les bénévoles sont motivés quand ils ont la sensation de changer les choses ou de faire progresser l’association, la réalisation d’une action qui se révèle sans impact peut être démotivant et peu engageant pour donner encore du temps.

Il y a des tâches très visibles et valorisantes, notamment quand on est en lien avec des publics : par exemple, le président ou le chef de chœur qui prend la parole pendant le concert est plus valorisé que ceux qui vont installer et désinstaller le matériel. On peut penser à tort que ce sont des actions « juste » utiles alors qu’elles sont essentielles pour le succès du concert.  

Transformer la tâche en action valorisante

Il est tout à fait possible de transformer une tâche pour la rendre plus valorisante aux yeux du bénévole :

• Intégrez la tâche à une action plus grande. Montrez comme cette tâche est un maillon d’une chaîne et à ce titre aussi importante qu’une autre tâche peut-être plus visible. Elle fait partie d’un tout.

• Proposez au bénévole de lui attribuer un binôme ou de former de nouveaux bénévoles ou l’inscrire dans une démarche de tutorat qui permettra de répartir la charge avec une dimension transmission/formation qui valorise ainsi les connaissances du bénévole

• Proposez au bénévole d’organiser un événement ou d’envisager le prolongement de sa tâche, d’une tâche « mineure », on peut passer à une tâche plus visible.

Un avis peu considéré

Quelle déception quand des responsables demandent notre avis mais qu’il n’a aucun effet sur la décision finale ! Cela ne donne certainement pas envie de s’investir ou de répondre la fois suivante.

• Proposez systématiquement au bénévole de faire un retour d’expérience pour faire remonter ce qui a fonctionné et ce qui reste à acquérir.

  
  

Valorisez ceux qui donnent du temps et de l’énergie

Vous avez peut-être l’habitude de faire applaudir votre chef de chœur et vos instrumentistes ou vos techniciens à la fin d’un concert. C’est une reconnaissance importante de leur contribution.

D’une manière générale, il est important de toujours valoriser les efforts de tous, même si un petit groupe porte l’essentiel de l’effort. Chaque coup de main compte pour la réussite du projet, chaque remerciement individuel au nom du collectif incitera à faire un peu plus.

Nous pouvons distinguer deux facettes : la valorisation du bénévolat, c’est à dire l’action en tant que telle, et le bénévole dans sa relation humaine avec le reste du groupe.

Valoriser les bénévoles

• S’il s’agit de valoriser une équipe sur un concert : vous pouvez

  • Nommer les bénévoles dans le programme,

  • Les faire saluer à la fin (éventuellement par groupe selon les tâches : logistique, administration, communication, son et lumières, costumes, maquillage, mise en scène/espace/chorégraphie, …)

  • Leur offrir un cadeau en public (fleur, bouquet, chocolats, boissons etc.)

• S’il s’agit de bénévoles dans la vie associative ou de projets sans concert, cette valorisation peut passer par

  • Un moment pris pour remercier les bénévoles individuellement devant tout le chœur à la répétition suivante

  • Remerciements dans la communication du chœur :

    • sur les réseaux sociaux pour présenter les bénévoles

    • sur le site internet : page spéciale présentant les bénévoles

  • Remercier dans le rapport moral ou d’activité de l’association

  • Dédier un moment spécial dans l’année pour remercier les bénévoles : événement, cérémonie etc.

  • Un courrier/un mot/une carte signée des dirigeants et du chef de chœur

  • Un courrier/un mot/une carte signée des membres du chœur pour remercier les bénévoles ex : bureau, chef de chœur, équipe projet, etc.

  • Un cadeau souvenir du projet (dans le cas d’un voyage, un objet typique d’un endroit visité par exemple)

  • …

• Animer votre réseau de bénévoles en leur proposant un moment privilégié comme un repas, une sortie...

• Proposer aux bénévoles de prendre des responsabilités.

• Proposer aux bénévoles des formations en lien avec les compétences acquises dans l’association.

  
  

Le plus À Cœur Joie : 

Des dispositifs de formation peuvent être mobilisés, qu’il s’agisse des ressources proposées par À Cœur Joie, ou de formations dédiées accessibles aux bénévoles des chœurs adhérents.

N’hésitez pas à nous consulter pour leur proposer un accompagnement personnalisé.

• Inviter les bénévoles à partager un moment privilégié comme un repas, une sortie...

• Vous pouvez également utiliser des « open badges » pour rendre visible le travail et les compétences acquises de vos bénévoles : ce sont des badges numériques visualisables qui contiennent des informations Vous pouvez ainsi certifier des compétences, des capacités, l’appartenance à un groupe, la participation à des cours ou l’attribution de crédits.

  • Nous parlons donc ici d’un remerciement symbolique, il ne peut s’agir d’une « rémunération », même en nature.

  • Les contributions en temps sont aussi « valorisées » dans les budgets (une valeur monétaire leur est affectée) pour les subventionneurs. Vous pourrez en savoir plus sur la valorisation comptable dans le budget de votre association dans une fiche thématique à venir.

La valorisation du bénévolat et des bénévoles est importante à court, moyen et long terme :

• À court terme, il motive les bénévoles à poursuivre leur engagement

• À moyen et long terme, elle projette chez les nouveaux membres du chœur, une dynamique positive, où chacun a son rôle et bien intégré dans un fonctionnement global. Chacun a sa place. Savoir qu’il y a toute cette valorisation possible et réalisée peut donner envie aux membres de s’investir et mieux répartir la charge de travail, qu’elle ne repose pas seulement sur le bureau ou le conseil d’administration.

Choristes, des bénévoles qui s’ignorent

Pour inviter les choristes à devenir des bénévoles réguliers de votre association, vous pouvez leur faire prendre conscience qu’ils sont déjà bénévoles !

En effet, sans qu’ils le réalisent forcément, les choristes sont tous des artistes bénévoles : ils donnent du temps et de la compétence musicale à chaque concert pour faire vivre la musique dans la société.

L’économie du concert repose essentiellement sur le bénévolat des choristes et parfois de leur chef de chœur.

Si les choristes payent parfois une cotisation pour l’activité courante de l’association, une à plusieurs fois par an, ce sont eux qui donnent de leur temps à l’occasion des concerts. Si on imagine qu’il fallait payer les choristes bénévoles, il faudrait augmenter significativement le prix des places.

En chantant en concert, le choriste amateur est ainsi donc déjà un bénévole qui s’ignore. N’hésitez pas à valoriser ce don de temps et de compétence qu’ils consentent, et souligner le plaisir qu’ils trouvent à cet effort collectif. Ils sont déjà bénévoles, un bon argument pour les inciter à s’engager un peu plus. Globalement, il est bon de rappeler que la participation à un chœur, même si elle implique parfois une participation aux frais, n’est pas un « achat de service », mais l’engagement dans un projet artistique et humain.

Conclusion

Cette question de la recherche de nouveaux bénévoles et du travail de conviction associé répondent à une problématique qui devrait être au cœur des préoccupations des bénévoles réguliers et des membres dirigeants de l’association : Qui prendra ma suite ? Penser à l’après est très important pour la pérennité des associations : chacun n’est que de passage, qui prendra le relai ?

Remerciements

Nous tenons à remercier tous les participants au Café Choral du 12 juin pout leur contribution à cette fiche thématique.

Annexe 1 – exemple de groupes de services au sein d’une chorale

• Groupe communication

  • site Internet

  • affiche de concert 

• Groupe logistique et transport

  • matériel

  • estrades

  • pupitre, clavier etc.

• Groupe lumière et sonorisation

  • installation lumières

  • installation micros et enceintes

• Groupe organisation concert

  • régie du public

  • vente des programmes.

  • billetterie électronique et billetterie papier le jour J

• Groupe décor et costumes

  • gestion du sujet quand nécessaire.

  • gestion des mouvements d'entrée et de sortie du chœur sur scène, tenue sur scène : porte-partition tenu de quel côté, à quel moment faut-il l’ouvrir…

• Groupe pots et convivialité

  • prévoir le café, les gâteaux etc.

  • préparation collations choristes et instrumentistes sur les générales de concert

• Groupe Week-end

  • gestion des repas

  • organisation des animations

  • achats de nourriture et boissons

• Groupe soirée chorale

  • organisation pour les membres, leur conjoint et enfants d’un bel événement pour se retrouver et bien sûr chanter

• Groupe mémoire et partitions

  • classement des partitions et des enregistrements éventuels

  • classement des affiches/flyers de concert

• Groupe secrétaire de pupitre

  • contrôle de la présence de chaque membre du pupitre 

  • partage au pupitre des informations techniques ou d'organisation générale

• Groupe des chefs de pupitre

  • calages musicaux

• Groupe voyage et déplacement

  • gestion d'un car,

  • réservation d'hébergement, ....