Pour revoir le Café Choral du 9 novembre et consultez le pdf de la présentation, rendez-vous dans la partie «Documents mis à disposition»

Sommaire

• Introduction

• Le cadre de l’organisation de spectacle

• La naissance d’un projet partagé

• S’accorder au sein du chœur

• S’accorder avec l’autre chœur

• Les étapes pour une co-organisation apaisée

• Checklist pour vous guider dans les tâches à répartir

• Sources

• Annexes

  • Les métiers d'entrepreneur du spectacle

  • Les contrats possibles entre le producteur et l'organisateur

Introduction

Un concert partagé est la rencontre entre deux chœurs ou plus. Il peut naître du désir commun de partager un concert ou d’une invitation. La démarche initiale peut être très différente et impliquer des contraintes différentes pour chacun : deux chœurs sur une même localité ou un chœur de passage dans la ville de l’autre par exemple.

Le cadre de l’organisation de spectacle

L’organisateur, le producteur et l’entrepreneur de spectacle

Il existe un cadre légal de l’organisation de spectacles, mais il est pensé pour les structures professionnelles. Dans le cadre courant des pratiques amateurs des chorales associatives, ces terminologies sont peu utilisées et les fonctions de producteur et d’organisateur se confondent en une seule et même personne morale : la chorale. Elle gère directement toutes les dimensions de l’organisation du spectacle. Il est néanmoins utile d’avoir ces termes en tête, vous pourrez les retrouver dans vos interactions avec des interlocuteurs (administrations, lieux, artistes,…).

La notion d’entrepreneur du spectacle recouvre donc de nombreuses facettes. Une chorale peut être un entrepreneur du spectacle vivant occasionnel. Néanmoins, si elle organise plus de 6 spectacles sur une année, elle devra faire une demande de licence d’entrepreneur du spectacle pour être organisatrice à partir du 7e concert.  

Le milieu professionnel nomme précisément les différentes parties prenantes de l’organisation d’un spectacle et les différentes formes de contractualisation. Vous retrouverez une définition plus complète en annexe. 

• Le producteur : celui qui conçoit, finance et coordonne tous les moyens humains, financiers, techniques et artistiques pour que l’œuvre voit le jour. Il fournit le spectacle clé en main.

• Le diffuseur : il assure la présentation de l’œuvre au public, il fournit le lieu de spectacle au producteur.

• Le promoteur local : il organise le spectacle pour le compte du producteur ou le met en lien avec un diffuseur local.

Celui que nous nommons communément « organisateur » correspond à plusieurs métiers d’entrepreneur du spectacle qui ont des responsabilités différentes.

Le milieu professionnel se caractérise également par une contractualisation des relations entre les parties prenantes : 

• Contrat de cession : contrat par lequel le producteur cède les droits d’exploitation du spectacle à un organisateur : le diffuseur. Le diffuseur rémunère le producteur pour l’organisation du spectacle mais garde la totalité des recettes. 

• Contrat de coréalisation : C’est le même principe que le contrat de cession à la différence que le producteur se rémunère aussi sur un pourcentage des recettes. 

• Contrat de coproduction : Plusieurs producteurs s’associent pour rassembler les moyens pour réaliser un spectacle. Ce n’est pas un contrat lié à la diffusion de l’œuvre contrairement aux contrats de cession ou de coréalisation.

Conclusion

Dans le cadre d’un concert partagé, suivant la situation, une chorale pourra tenir le rôle du producteur, de l’organisateur ou du promoteur local, dans une logique de coréalisation, coproduction ou prestation de service. Ces modes de contractualisation entre professionnels peuvent nous inspirer pour la formalisation de cette organisation partagée.

La naissance d’un projet partagé

Un chœur souhaite en inviter un autre, l’initiative peut venir des membres ou être à l’initiative du chef de chœur :

Une invitation à l’initiative du chœur 

Nous sommes ici dans la configuration où les membres se font part mutuellement de leur envie d’initier un projet avec un autre chœur, les modalités seront à définir.

La proposition peut venir

• du désir d’un ensemble de choristes de participer à un tel projet,

• d’une proposition partagée pendant l’assemblée générale,

• d’une envie partagée entre le chef de chœur et un groupe de choristes

• d'une proposition d’un choriste de réaliser un projet avec son ancien chœur.

• …

Une rencontre entre des chefs de chœur 

Un projet partagé entre deux chœur peut être la conséquence d’une rencontre entre les chefs de chœur. Il y a une envie partagée entre les deux directions artistiques de monter un projet commun. Cette initiative vient donc de la direction musicale avec un objectif artistique dès la naissance du projet.

L’idée est là, l’étape suivante est de se mettre d’accord en interne puis avec le ou les chœurs partenaires sur les modalités d’organisation.

S’ACCORDER

Avant de partir directement dans l’organisation pratique du concert, prenez le temps d’échanger au sein de votre chœur et avec l’autre chœur.

S’accorder au sein du chœur 

En premier lieu, soyez d’accord au sein du conseil d’administration sur ce que vous voulez et les différentes formes que vous envisagez, les différentes possibilités ou alternatives d’organisation.

Votre choix pourra être guidé par

• La philosophie du projet : Voulez-vous être seul à assurer l’organisation et inviter un ou plusieurs chœurs à partager un moment musical (vous êtes alors producteur et diffuseur), ou souhaitez-vous co-organiser l’événement pour créer du lien entre vos associations (vous êtes alors dans une logique de coproduction) ?

• Vos moyens financiers : Pouvez-vous assumer seul les frais d’organisation d’un concert partagé ?

• Vos moyens humains : Avez-vous suffisamment de personnes impliquées pour organiser et mettre en œuvre ?

• Vos moyens techniques : Avez-vous les moyens techniques pour réaliser le concert (ex : matériel etc.) ?

Une fois ces points convenus, vous pourrez aborder les grandes lignes du projet avec vos choristes afin de débloquer tout frein au sein de votre chœur et vous assurer de l’implication de tous dans ce projet.

En effet, il est nécessaire d’expliquer aux choristes les tenants et aboutissants de ce projet, sans aller dans le détail de l’organisation. Expliquez d’où vient le projet, ce qu’il peut apporter au chœur, quelle place chacun aura dedans et l’effort qui lui sera demandé.

Une fois l’adhésion du chœur remporté, vous serez au clair sur votre capacité réelle à vous investir dans ce projet. 

Conservez une certaine souplesse : gardez en tête que l’autre chœur aura peut-être d’autres objectifs, et que des adaptations de votre projet pourront être nécessaire. C’est dans la rencontre qu’on peut apprendre et grandir.

Vous choisirez alors l’un des deux types d’organisation suivants :

Vous organisez seul et vous invitez un ou plusieurs chœurs 

Cette organisation repose donc totalement sur votre chœur, vous êtes à la fois producteur et diffuseur du concert. La méthodologie est la plus proche de l’organisation de vos concerts habituels, à la différence que vous devrez communiquer avec les chœurs pour récupérer leurs informations :

• Programme musical

• Logo

• Biographie du chef

• Présentation du chœur.

Et vous devrez communiquer les informations d’organisation :

• Date, horaires et lieu du concert

• Horaires possibles de répétition sur le lieu du concert

Vous pourrez alors expliciter le partage ou non des bénéfices : vous reviennent-ils totalement ou seront-ils partagés entre les chœurs ? Êtes vous dans une logique de coréalisation ou de diffusion simple de l’autre chœur ?

Vous devez également vérifier si vous êtes dans la limite des 6 concerts organisés par l’association sans licence d’entrepreneur du spectacle. Si vous êtes au-delà de ce nombre, vous devrez demander la licence. 

Vous partagez l’organisation – Vous coproduisez l’événement

Dans cette configuration, vous devrez prendre du temps pour échanger sur les différentes modalités d’organisation et la répartition des responsabilités, parmi lesquelles la licence d’entrepreneur du spectacle si vous avez déjà organisé ou prévoyez d’organiser plus de 6 concerts dans l’année.

Avec un chœur de votre zone géographique

Les chœurs impliqués ont la même capacité à agir sur le terrain et ils peuvent se répartir équitablement l’organisation. Ils n’ont peut-être pas les mêmes réseaux de lieux ni les mêmes habitudes d’organisation.

Sur le papier, il est plus facile pour les coproducteurs de se retrouver mais il ne faut pas négliger la méthodologie et notamment la communication entre les équipes organisatrices. Certaines répartitions des tâches peuvent ne pas être explicites et mener aux disfonctionnements présentés au début de ce document.

Un concert avec un chœur ailleurs

Par exemple dans le cadre d’une tournée, vous souhaitez faire un concert dans une ville que vous ne connaissez pas mais vous connaissez un chœur avec qui vous pourriez co-organiser le concert ?

Il est encore plus important de bien identifier les responsabilités de chacun car l’un des chœurs n’aura pas la possibilité d’agir sur place, l’excluant de tâches impliquant nécessairement des déplacements, du repérage ou des contacts directs.

Soyez vigilant que la répartition des responsabilités et de la charge d’organisations soit cohérente entre les chœurs : le chœur sur place sera certainement plus sollicité sur les aspects logistiques mais le chœur qui se déplace engage des frais significatifs pour le déplacement.

Vous cherchez un chœur avec qui organiser un concert ?

• Contactez le pôle À Cœur Joie pour qu’il puisse vous mettre en relation avec un chœur

  • Consulter la liste des pôles À Cœur Joie

S’accorder avec l’autre chœur 

L’organisation en tant que telle est la même que ce soit un concert partagé ou un concert seul mais vous n’avez peut-être pas la même méthode pour organiser un concert et encore moins pour le faire ensemble. Il faudra être davantage vigilant à suivre toutes les étapes pour ne rien oublier. La communication entre les équipes des chœurs impliqués est cruciale.

L’organisation d’un concert fait intervenir des dimensions :

• logistiques avec les locations de lieux ou de matériel, le planning, l’éventuel pot de l’amitié, la gestion des bénévoles,

• artistiques avec le programme, les chants communs éventuels,

• communication avec une affiche, la diffusion de l’annonce du concert

• et surtout administratives et financières avec les entrées et sorties d’argent, la contractualisation des artistes et intervenants, les déclarations…

Ce dernier point doit être défini bien en amont :

• Qui gère quoi dans l’organisation du concert

• Qui est responsable des flux financiers

En cas de coproduction, c’est-à-dire que les chœurs partagent des moyens (dont financiers) pour la réalisation du concert, vous conviendrez des contreparties comme le partage des bénéfices des recettes. 

Reporter un projet, c'est quand même avancer

Il peut arriver qu’un projet ne puisse pas aboutir : des plannings incompatibles, des difficultés sur certaines dimensions du projet, un concert trop tôt dans une saison ou dans la vie du chœur.

Un projet annulé n’est pas un échec mais une opportunité de réaliser le projet dans de meilleurs conditions. Mieux vaut prendre son temps pour tout organiser de façon apaisée pour chacun plutôt que dans la précipitation avec des tensions ou de l’insatisfaction.

Cette décision ne doit pas laisser un goût amer ni créer de ressentiment. Cela doit être une décision commune.

Les étapes pour une co-organisation apaisée

Etape 1 : Constituer l’équipe de pilotage

Ce groupe restreint sera aux manettes de l’organisation. Souvent, il s’agit des présidents ou trésoriers de chaque association, mais il est tout à fait possible de mettre en responsabilité des membres du CA ou même des choristes extérieurs au CA.

La place des chefs de chœurs : Le chef de chœur est responsable du projet artistique et il est souvent impliqué dans toutes les dimensions du projet. Afin de lui permettre d’être pleinement disponible sur la dimension artistique, et selon son souhait, la responsabilité des autres dimensions pourra être partagée entre les membres du bureau, du conseil d’administration ou des bénévoles.

Etape 2 : Désigner un référent principal 

Son rôle est d’avoir un regard panoramique sur toute l’organisation. Il veille sur le respect du retroplanning et relance les équipes le cas échéant. Il n’est cependant pas le seul responsable du projet, il n’est qu’un coordinateur. La responsabilité reste celle des dirigeants des deux associations.

Etape 3 : S’accorder sur le niveau de responsabilité entre les chœurs 

Il s’agira de définir quel sera le niveau de responsabilité de chaque chœur ou quel est le statut de chacun :

• Co-organisateurs (coproducteurs ou coréalisateurs) : ils partagent les dépenses et les recettes. Le partage peut être à 50/50 ou selon un autre ratio.

• Chœur Invité : le chœur A organise et le chœur B est invité : Le chœur A prend en charge les dépenses et perçoit les recettes. Il assume toute l’organisation du concert.

Etape 4 : Répartir les tâches – qui s’occupe de quoi

Cette étape permet d’identifier toutes les tâches à réaliser et vérifier que chacune est prise en charge par quelqu’un.

• Voir la partie « Checklist pour vous guider dans les tâches à répartir »

Etape 5 : Organiser le concert

C’est la phase opérationnelle, tout est préparé, on peut passer à l’organisation pratique de l’événement.

Etape 6 : Faîtes-vous plaisir

Enfin ……le moment important. La concrétisation de ce projet : le concert. 

Profitez de ce moment, chantez et prenez du plaisir. 

Etape 7 : Faire le bilan du concert

L’équipe de pilotage fera le bilan financier et répartira éventuellement le bénéfice ou le déficit selon la répartition décidée à l’étape 3.

L’équipe fera également un bilan moral de l’opération et envisagera les suites éventuelles à donner à ce projet.