Nous vous proposons un kit avec :

1. un outil qui vous permettra de :

   • Suivre votre trésorerie,

   • Générer directement votre compte de résultats et votre bilan pour votre présentation à l’Assemblée Générale,

2. Un outil pour

   • préparer un budget,

   • déléguer la construction budgétaire d’un projet

   • préparer une demande de subvention.

Ces outils pratiques pour les chœurs sont construits avec le parti-pris de s’appuyer le plan comptable des associations. Ce choix permet de mieux comprendre et d’appréhender en douceur le plan comptable des associations tout en générant les éléments nécessaires à la présentation du bilan financier en fin d’exercice.

Ce choix est également une réponse aux besoins d’accompagnement des chœurs sur la mise en forme de budgets pour correspondre aux modèles CERFA demandés pour les subventions des collectivités publiques.

Ainsi, l’outil « préparation de budget subvention » vous permet de concevoir votre budget selon vos habitudes de mise en forme tout en alimentant un modèle de type CERFA que vous n’aurez qu’à copier-coller dans le dossier de demande de subvention.

Garder le formalisme du plan comptable pour votre suivi de trésorerie vous permet de facilement comparer les comptes du modèle CERFA avec le compte de résultat de l’outil de suivi de trésorerie pour comparer la répartition des grandes masses par compte.

Pour revoir le Café Choral du 22 janvier et consultez le pdf de la présentation, rendez-vous dans la partie «Documents mis à disposition»

Sommaire

• Outil « Gestion et suivi trésorerie » 

  • Tableau de correspondance

  • Journal

  • Compte de résultat

  • Bilan

  • Détail caisse

  • Comment commencer l’année ?

• Outil « Budget partagé et préparation de budget subvention »

• Mise en garde

• Numérotation des opérations

• Foire aux questions

Dans ce document, nous allons parler de l’année N-1, Année N et Année N+1.

L’année N est la saison actuelle, l’année N-1 est la saison précédente, l’année N+1 est la saison suivante.

Mise en garde

Les onglets de ces documents sont protégés pour ne laisser libre que les cellules nécessaires, et sauvegarder les mises en formes et formules.

Il n’est pas possible d’utiliser les outils de tri et de filtre de plages de données. Pour les utiliser, il faut désactiver la protection de l’onglet concerné. Attention toutefois, la fonction filtre peut casser les formules de somme et de référence.

• Préférez donc le tri en sélectionnant les lignes que vous souhaitez trier.

Ôter la protection : Faites un clic droit sur l’onglet, sélectionnez « ôter la protection de la feuille ». Vous pouvez alors tout modifier. Pour remettre la protection, faites à nouveau un clic droit sur l’onglet et sélectionnez « Protéger la feuille », une fenêtre s’ouvre avec un certain nombre de cases sélectionnées, cliquez simplement sur OK.

Outil « Gestion et suivi trésorerie »

Cet outil vous permet de saisir vos dépenses et recettes au fur et à mesure, à suivre votre trésorerie par rapport à votre budget prévisionnel et de générer les documents nécessaires à votre bilan financier.

Le fichier se compose de différents onglets qui sont pour certains liés entre eux.

Dans chaque onglet, vous trouverez une explication sur comment le remplir.

Tableau de correspondance

Il sert à produire les listes déroulantes du journal. Vous pouvez insérer des lignes pour ajouter des libellés. Ils apparaissent alors dans la liste déroulante du journal. Attention toutefois à affecter un compte à chaque libellé afin que le montant saisi soit affecté à un compte dans le journal.

Journal

Cet onglet vous permet de faire le suivi des opérations financières de l’association.

Chaque ligne correspond à une opération : Dépôt de chèque, paiement d’une facture, retrait etc.

Le tableau est constitué en plusieurs « blocs » de colonnes :

Partie « Opérations », colonnes A à I.

Elle sert à décrire l’opération. Une partie des colonnes est paramétrée pour se remplir automatique.

• Colonne A : La date de l’opération

• Colonne B : Précise s’il s’agit d’une opération prévisionnelle ou réalisée. Il permet de générer le calcul du compte de résultat et les lignes « total » en bas de tableau. Elle doit être obligatoirement renseignée. Par défaut, il est mis sur « réalisé ».

• Colonne C : Type d’opération à choisir dans la liste déroulante. Cette colonne permet de faciliter le travail de pointage du relevé de banque.

• Colonne D : La numérotation des opérations réalisées, elle doit être continue. Les opérations prévisionnelles ne sont pas numérotées.

• Colonne E : Facture, elle permet de reporter les numéros de facture le cas échéant, pour faciliter les rapprochements bancaires et comptables.

• Colonne F : Vous sélectionnez l’objet de la dépense ou de la recette pour que les sous comptes soient identifiés automatiquement. Le montant qui sera saisi dans la partie écriture sera affecté au sous-compte correspondant.

• Colonne G : Dans cette colonne commentaire, vous pouvez préciser la nature de la dépense ou de la recette

• Colonnes H et I : Elles indiquent le sous-compte comptable dans lequel l’objet de l’opération doit aller. Elles se renseignent automatiquement à partir du choix dans la liste déroulante de la colonne « Objet ».

Si vous personnalisez ce que vous indiquez en colonne « Objet », vous devrez sélectionner le sous-compte dans le menu déroulant de la colonne « Sous-compte », la colonne « Compte » sera renseignée automatiquement.

Partie « Ecritures », en jaune, colonnes J à Y

Elle correspond aux écritures dans les comptes bancaires possédés par le chœur.

Elle permet de gérer 4 comptes :

• Compte courant 1 : le compte sur lequel vous versez les règlements et à partir duquel vous faites les virements.

• Compte courant 2 : si vous avez un second compte courant.

• Livret (éventuel) : Le compte épargne

• Espèces : la caisse où vous gardez peut-être des espèces pour régler des frais pendant l’année ou pour la billetterie de vos concerts ou de vos ventes en direct.

Chaque compte est divisé en dépense, recette et solde.

• La colonne « dépense » correspond à une sortie d’argent (paiement d’une facture, retrait d’espèce, virement)

• La colonne « recette » correspond à une entrée d’argent (cotisations perçues, places de concerts vendues, produits vendus, etc.)

• La colonne « solde » se calcule automatiquement et vous donne le résultat cumulé avec les lignes précédentes.

• La colonne « B » (pour Banque) vous permet de cocher quand vous faites le point avec vos relevés de comptes.

La colonne verte « E » (pour équilibre) doit toujours être vide ou à zéro. Si une case de cette colonne est rouge ou qu’un nombre apparait, c’est qu’un montant a été saisi dans la partie jaune mais pas en dépense/recettes ou inversement : vérifiez que le montant apparait bien dans les deux parties. Il peut également s’agir d’une mauvaise affectation : une somme saisie en dépense sera obligatoirement dans les colonnes dépense Z à AH et une somme saisie en recette sera obligatoirement dans les colonnes recette AI à AO. Si ce n’est pas le cas, la case équilibre s’affiche en rouge.

Partie « Plan Comptable », colonnes Z à AO

Les dépenses et recettes d’une association sont organisée selon le plan comptable des associations. Cette section organise automatiquement vos mouvements financiers dans la bonne « classe comptable », pour générer un « compte de résultat » conforme.

Cette partie se compose d’autant de colonnes que de sous-comptes des comptes 6 (charges, dépenses) et 7 (produits, recettes) selon le plan comptable des associations.

Le montant de votre opération inscrit dans la partie jaune « Ecritures » est automatiquement reporté dans la bonne colonne sous-compte.

En haut du tableau, dans ligne 7, vous avez les sommes des opérations réalisées colonnes par colonnes

En bas du tableau, vous avez les sommes de chaque colonne selon si elles sont réalisées ou prévisionnelles ainsi que le cumul des deux.

Les comptes et sous comptes

Le plan comptable des associations détermine des comptes numérotés de 1 à 8. Les comptes 6 et 7 forment le compte de résultats. Ils sont eux-mêmes subdivisés en sous-comptes. À chaque subdivision un numéro s’ajoute, passant de 1 chiffre à un numéro à 2, 3 ou 4 chiffres selon le niveau de subdivision. Ex : 60 = sous-compte Achat, 601 = sous-compte d’Achat = Achats matières et fournitures.

Chaque dépense et recette est affectée à un sous-compte.

Partie Projet sur plusieurs années, colonnes AP à AW – pour les personnes avancées dans la trésorerie et la comptabilité

Dans le cadre de projets s’étalant sur plusieurs années ou saisons, vous aurez des dépenses et des recettes

• sur l’année en cours mais qui concernent des projets qui auront lieu sur l’année suivante ou après,

• qui n’auront lieu que l’année suivante sur un projet qui a eu lieu sur l’année en cours.

Ces colonnes permettent de comptabiliser les

• Factures non parvenues (Dettes)

• Recettes non parvenues (Produits à recevoir)

• Dépenses payées d’avance (Charges constatées d’avance)

• Recettes encaissées d’avance (Produits constatés d’avance)

Comment faire ?

• À la fin de votre exercice comptable, vous faites le point sur toutes dépenses et recettes de l’exercice qui concernent l’exercice suivant.

• En début d’exercice, vous devez faire l’extourne (méthode consistant à modifier un mouvement comptable en enregistrant une écriture du même montant, mais en sens inverse - c'est-à-dire en utilisant des colonnes opposées : les comptes initialement débités se retrouvent crédités et inversement).

• Voir en annexe pour la procédure détaillée

Compte de résultat

Le compte de résultat est un document comptable annuel obligatoire qui présente l’ensemble des recettes et dépenses, produits et charges sur un exercice, qui correspond à une année civile ou plus couramment à une année scolaire dans le cadre des saisons chorales.

Cet onglet est alimenté par le Journal et vous donne une présentation de votre activité annuelle à présenter à votre Assemblée Générale.

Vous avez à la fois une visibilité sur l’état de vos comptes à la date du jour et une visibilité sur votre résultat en fin d’exercice.

Il présente 3 tableaux liés à l’onglet Journal :

• Compte de résultat année N

Il est lié à la partie Dépenses et Recettes.

Les intitulés et sommes des colonnes sont reportés en lignes.

Si vous avez élaboré un budget (par exemple avec l’outil « budget subvention »), vous pouvez le saisir directement. Ces cellules sont libres.

• Ecritures à la fin de l’exercice N

Il est lié à la partie Projet sur plusieurs années en fin d’exercice (couleur Orange)

La somme des colonnes est reportée dans ce tableau

• Extourne en début d’exercice N+1

Il est lié à la partie Projet sur plusieurs années en début d’exercice (couleur Orange)

La somme des colonnes est reportée dans ce tableau

• Prévision compte de résultat fin d’exercice

Il est identique au compte de résultat année N à la différence qu’il cumule aussi les recettes et dépenses prévisionnelles en plus du réalisé. À la fin de l’exercice, les deux tableaux doivent être égaux.

Vous n’avez donc rien à changer dans ces tableaux, tout se calcule automatiquement sauf les colonnes budgets avec les grandes masses de chaque compte du plan comptable que vous pouvez renseigner à la main.

Pour votre Assemblée Générale, vous pouvez donc présenter ces tableaux directement.

Bilan 

Le bilan donne une image du « patrimoine » de l’association à un moment donné, la valeur de ce qu’elle possède, la valeur de ce qu’elle doit.

L’onglet Bilan est également lié au journal et au compte de résultat. Il peut vous donner une vision finale de vos comptes en fin d’exercice comptable dans une forme synthétique. Il pourra vous servir pour la présentation à l’Assemblée Générale.

Les données sont directement importées du Journal :

• Solde Année N-1 :

  • c’est le report des comptes bancaires et de la caisse de l’exercice N-1

  • Somme des écritures de fin d’exercice de l’Année N-1

• Solde Année N :

  • Importe les sommes des comptes bancaires et de la caisse de l’exercice N

  • Somme des écritures de fin d’exercice de l’Année N

La partie Contributions volontaires est un champ libre que vous pouvez renseigner directement. Il permet de valoriser le bénévolat dans votre association ainsi que les mises à dispositions gratuites ou des prestations exercées à titre gratuit.

• En savoir plus sur la valorisation comptable du bénévolat

Détail caisse

Ce dernier onglet peut vous servir si vous avez une caisse avec des espèces.

Il permet au trésorier de contrôler la caisse en début et fin d’année ou après une activité.

Dans chaque colonne, indiquez la quantité de billets ou de pièces de la valeur correspondante.

• La ligne 20 calcule l'état de la caisse à la fin de l'opération

• La ligne 21 calcule le produit total de l'opération, fond de caisse déduit

Pour ajouter des colonnes :

• Insérez une colonne avant la dernière colonne du tableau

• Copiez l'avant-dernière colonne dans la colonne nouvellement créée et la dernière colonne afin que les formules reportées soient correctes

• Vérifiez que les formules sont reportées correctement

Comment commencer l’année ?

Onglet Journal :

Dans le haut du tableau :

1. Dans la ligne « Report exercice précédent », reportez le solde de chaque compte (partie « Ecritures », ligne 8).

2. Remplissez la partie journal avec les dépenses et recettes prévisionnelles de l’année.

3. Si vous êtes avancé dans la gestion de trésorerie et la comptabilité, vous pouvez faire l’extourne d’après les opérations saisies dans la partie Projets sur plusieurs années à la fin de l’exercice précédent :

• Factures non parvenues (Dettes) : Prestations qui ont eu lieu sur l’année en cours mais dont on n’a pas reçu la facture et donc qu’on n’a pas encore payé, mais on sait qu’on devra payer une somme connue l’année suivante.

• Recettes non parvenues (Produits à recevoir) : Somme qui devait être encaissée sur l’année en cours mais qui n’arrivera que l’année suivante.

• Dépenses payées d’avance (Charges constatées d’avance) : Dépenses effectuées sur l’exercice en cours pour un projet qui aura lieu l’année

• Recettes encaissées d’avance (Produits constatés d’avance) : Recettes encaissées sur l’année en cours pour un projet qui aura lieu l’année suivante