top of page

[RECRUTEMENT]

Les Choralies, festival de chant choral international, recrutent un⸱e assistant⸱e service accueil des musiciens et invités Lyon – Alternance/Apprentissage

 

L’employeur

Organisé par l’association À Cœur Joie, le festival des Choralies est un événement unique qui, depuis 70 ans, rassemble 5000 participants tous les 3 ans à Vaison-la-Romaine. Mobilisant près de 400 bénévoles, il propose des ateliers de 3 à 8 jours où les chanteurs travaillent sous la direction de chefs de talent. Chaque après-midi, des concerts sont proposés et chaque soir les participants se retrouvent pour un concert dans le théâtre antique, précédé d’une séance de chant commun.


Mieux que des mots, une vidéo :






La prochaine édition aura lieu du 30 juillet au 7 août 2025

 

Missions sur les Choralies :

Maillon essentiel des services musique et logement, l’assistant⸱e préparera l’accueil et l’hébergement des intervenants artistiques, techniques et des invités du festival.

La personne sera placée sous la supervision du directeur et d’un référent au sein de l’équipe. Elle collaborera étroitement avec des bénévoles investis sur le festival.

 

Durant le festival, nous assurons le logement des musiciens, techniciens et invités, soit environ 500 personnes à loger. Pour ce faire, nous mobilisons des logeurs professionnels, des hébergements chez l’habitant, des locations, etc. Une équipe de bénévoles locaux assure en amont une visite de contrôle des hébergements.

 

Tâches :

En amont du festival

  • En lien avec les différents services, répertorier les besoins.

o    Hébergement

o    Transports

  • Renseigner et maintenir à jour la base de données des logements : hôtels, habitants…

  • Prospecter pour de nouveaux logements (par téléphone)

  • Planifier l’affectation des logements et des transports

o    Suivre le budget, surveiller et alerter en cas de variation.

o    Interagir dans la négociation des tarifs

o    Lancer les ordres de paiements (acomptes, soldes) auprès du service comptabilité

o    Faire les affectations et informer les hébergeurs et les bénéficiaires

  • Contacts par mail ou téléphone avec les personnes à loger et déplacer et les prestataires concernés

 

Pendant le festival

  • Sur place, en lien étroit avec l‘équipe « musique », assurer l’accueil des personnes à loger, les renseigner ; s’assurer du bon déroulé de leur séjour.

  • Pendant le festival, lister les actions de progrès à faire, mettre à jour les procédures en vue de la transmission des données pour 2028  

  • Etablir un bilan de la mission à l’issue du festival

 

Être le point de contact pour les bénévoles travaillant dans ce service.

  • Faire le suivi et l’archivage des échanges

  • Mettre à jour les différents outils

 

Travail avec le service « musique ».

Le service musique est en charge de la préparation et de la contractualisation des contenus artistiques du festival (ateliers, concerts, etc). L’ assistant⸱e sera amené⸱e à contribuer au travail du service et les seconder dans l’organisation.

 

Enfin, comme les autres salariés de l’association, l’assistant⸱e participera aux tâches collectives (standard, mailing, saisie …) selon les besoins.

 

Compétences

Compétences professionnelles

  • Sérieuse maîtrise des outils bureautiques, y compris tableur et bases de données

  • Compétences rédactionnelles en français (pour correspondance)

  • Capacité à interagir en anglais

  • Capacité d’écoute, d’analyse et de synthèse

  • Savoir suivre un budget

  • Polyvalence

Compétences relationnelles

  • Sens du service

  • Savoir demander des conseils ou de l’aide

  • Savoir partager et transmettre aux bénévoles les informations sur l’avance des dossiers

  • Bonne humeur, patience, sens de l’humour et esprit d’équipe 

  • Flexibilité et disponibilité à l’approche et pendant le festival

 

Conditions de travail

Contrat d’alternance ou apprentissage d'un an, dates à définir incluant la période du festival (30 juillet au 8 août 2025)

Convention collective ECLAT

Indemnité suivant la grille du contrat.

Travail au siège de l’association, Lyon 9ème. Déplacements possibles en phase de préparation.

Travail à Vaison-la-Romaine (84) à l’approche et pendant le festival.

 

Candidature

Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation à logement@choralies.org 

 

129 vues

Comments


bottom of page