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La Billetterie

Public :

Trésorier

Président

Chef de chœur

Mise à jour :

10 nov. 2023

La billetterie des concerts de chorales associatives a beaucoup évolué ces dernières années. Des billetteries faites à la main avec des billets imprimés à la maison ou des carnets de tickets de couleurs différentes jusqu’aux billetteries en ligne, la technologie a évolué mais en faisant cela, respectons-nous toujours le cadre légal ? Ce cadre est-il différent selon si les entrées sont payantes ou gratuites ? Faut-il des billets même si le spectacle est gratuit ? Et quand c’est une entrée libre au chapeau, comment cela se passe-t-il ?


Nous rappellerons ici le cadre légal et comment organiser une billetterie conforme à ce cadre.

Pour revoir le Café Choral du 9 novembre et consultez le pdf de la présentation, rendez-vous dans la partie «Documents mis à disposition»


SOMMAIRE

  • Le Cadre légal

    • Ce que cela veut dire

  • Mettre en place une billetterie pour un concert

  • La billetterie « classique » avec des billets matériels

  • La billetterie dématérialisée

  • Le contrôle des billets à l’entrée

  • La billetterie des concerts à entrée libre

  • Propositions pour être dans le cadre légal

  • Foire Aux Questions

  • Documents mis à disposition

  • Sources


Le Cadre légal

Le cadre légal de la billetterie est principalement indiqué dans le code des impôts et ses annexes :

L’article Article 50 sexies B de l’annexe IV du code des impôts nous donne la règle sur le billet et les mentions obligatoires qu’il doit porter. 

Code des Impôts, Annexe IV - Article 50 sexies B
I. – Toute entrée sur les lieux où sont organisés des spectacles visés au I de l'article 290 quater du code général des impôts doit être constatée par la remise d'un billet extrait d'un carnet à souches ou d'un distributeur automatique ou, à défaut de remise d'un billet, être enregistrée et conservée dans un système informatisé, avant l'accès au lieu du spectacle.
II. – Les exploitants de spectacles qui utilisent des systèmes de billetterie informatisée comportant ou non l'impression de billets doivent se conformer aux obligations prévues au cahier des charges annexé à l'arrêté du 8 mars 1993.
III. – L'entrée doit faire l'objet d'un contrôle manuel ou électronique. Lorsqu'un billet est imprimé, il doit rester entre les mains du spectateur. Si ce billet comporte deux parties, l'une reste entre les mains du spectateur et l'autre est retenue au contrôle.
Chaque partie du billet, ainsi que la souche dans le cas d'utilisation de carnets, doit porter de façon apparente ou sous forme d'informations codées :
1° Le nom de l'exploitant ;
2° Le numéro d'ordre du billet ;
3° La catégorie de la place à laquelle celui-ci donne droit ;
4° Le prix global payé par le spectateur ou s'il y a lieu la mention de gratuité ;
5° Le nom du fabricant ou de l'importateur si l'exploitant a eu recours à des carnets ou à des fonds de billets préimprimés.
Si les billets comportent des mentions codées, le système doit permettre de restituer les informations en clair.
Les billets provenant d'un carnet à souches ou émis sur des fonds de billets préimprimés doivent être numérotés suivant une série ininterrompue et utilisés dans leur ordre numérique.
Les billets pris en abonnement ou en location doivent comporter, outre les mentions prévues ci-dessus, l'indication de la séance pour laquelle ils sont valables.
Les billets émis par le biais de systèmes informatisés doivent comporter un identifiant unique mémorisé dans le système informatisé.
Chaque billet ne peut être utilisé que pour la catégorie de places qui y est indiquée.
IV. – Les obligations concernant les mentions à porter sur les billets d'entrée dans les établissements de spectacles cinématographiques, la fourniture et l'utilisation de ces billets sont fixées par la réglementation de l'industrie cinématographique.
Les exploitants de spectacles sont tenus d'établir, dès la fin de chaque journée ou représentation, un relevé comportant, pour chaque catégorie de places : le nombre de billets émis, le prix de la place et la recette correspondante.
Dans le cas des billets qui ne sont pas émis par le biais de systèmes informatisés, le relevé doit comporter, en outre, pour chaque catégorie de places, les numéros des premiers et derniers billets délivrés.
Tous registres ou documents présentant les indications prévues ci-dessus tiennent lieu de relevé.
Les relevés doivent être tenus à la disposition des agents des impôts et conservés par les exploitants selon les modalités prévues au I de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales.
I. - Sur les lieux où sont organisés des spectacles comportant un prix d'entrée, les exploitants doivent délivrer un billet à chaque spectateur ou enregistrer et conserver dans un système informatisé les données relatives à l'entrée, avant l'accès au lieu du spectacle.
Les modalités d'application du premier alinéa, notamment les obligations incombant aux exploitants d'un lieu de spectacles, ainsi qu'aux fabricants, importateurs ou marchands de billets d'entrée, sont fixées par arrêté.
II. - Lorsqu'ils ne délivrent pas de billets d'entrée et qu'ils ne disposent pas d'un système informatisé prévu au I, les exploitants de discothèques et de cafés-dansants sont tenus de remettre à leurs clients un ticket émis par une caisse enregistreuse.
III. - Les infractions aux dispositions du présent article ainsi qu'aux textes pris pour leur application sont recherchées, constatées, poursuivies et sanctionnées comme en matière de contributions indirectes.

Ce que cela veut dire 

Le terme d’exploitant de spectacles correspond à celui qui est responsable de la billetterie : le producteur ou le diffuseur le cas échéant (voir la fiche « Organiser un concert partagé » pour la définition du rôle de chacun). 

Une billetterie informatisée répond à un cahier des charges précisé dans l’Arrêté du 8 mars 1993 modifié par l’arrêté du 5 octobre 2007 relatif aux conditions d'utilisation de systèmes informatisés de billetterie par les exploitants de salles de spectacles. Les billets sont générés par informatique. La billetterie réalisée à la maison à partir d’un tableau excel ne correspond pas à cette définition. 


  • Dès qu’un spectacle comporte un prix d’entrée, un billet est obligatoire pour tout spectateur, qu’il soit payant, ou gratuit (ex : invitation, accréditation, etc.)

  • Le billet doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, qu’il s’agisse d’un billet matériel ou électronique 

  • Les mentions doivent apparaitre sur toutes les parties du billet : billet spectateur, contrôle et souche. 

  • Le contrôle des billets à l’entrée du lieu est obligatoire. Il peut être manuel ou électronique.

  • La billetterie matérielle génère un billet physique : 

    • Un billet issu d’une billetterie manuelle (carnet à souche) doit comporter au moins 2 parties : le billet du spectateur et une partie conservée par la personne qui contrôle l’entrée. Il est plus courant de prévoir 3 parties : 1 pour le spectateur, 1 pour le contrôle et 1 pour la caisse. 

    • Un billet issu d’une billetterie automatisée ou informatisée et imprimé peut ne comporter qu’un billet spectateur qui sera contrôlé à l’entrée du spectacle par un système relié à la billetterie informatisée.

  • Une billetterie dématérialisée doit également respecter certaines mentions obligatoires. 

  • Les billets doivent être numérotés de façon continue.

  • Vous devez conserver les souches, les coupons de contrôle et les billets non vendus pendant 6 ans.

  • Si vous imprimez vous-même vos billets, vous êtes alors fabricant de billet et vous devez déclarer au service des impôts toute livraison de billets dans les huit jours suivant la livraison.


Mettre en place une billetterie pour un concert

Un billet de spectacle, qu’il soit physique ou dématérialisé doit comporter les mentions suivantes : 

  • Le nom de l’organisateur

  • Le titre du spectacle 

  • Le lieu, la date et l’horaire du concert (encore plus indispensable si le spectacle est donné plusieurs fois)

  • Le prix global payé par le spectateur ou s’il y a lieu la mention de gratuité

  • Le numéro d’ordre du billet (numérotation continue)

  • La catégorie de la place à laquelle celui-ci donne droit

  • Le nom du fabricant ou de l’imprimeur s’il y a eu recours à des carnets ou à des billets pré-imprimés

Si vous utilisez une billetterie informatisée, d’autres mentions doivent être apposées. 


La billetterie « classique » avec des billets matériels

Il y a deux sortes de billets : 

  • les billets manuels : carnets de souches ou billets pré-imprimés

  • les billets imprimés issus d’une billetterie informatisée

Vous utilisez majoritairement la première catégorie.

Les carnets à souches se composent d’au moins 2 parties : 

  • la souche, conservée par l’organisateur,

  • le billet, conservé par le spectateur. 

Vous pourrez utiliser ce format à 2 parties pour la vente de billets à l’entrée du concert. Les billets doivent néanmoins respecter les mentions obligatoires. Vous compterez alors le nombre de billets vendus par déduction du nombre de souches qu’il vous reste. Ce système rend moins lisible le nombre de personnes effectivement entrées mais est très facile à mette en place.

Il est conseillé d’utiliser des modèles de carnets à souches en 3 parties : 

  • la souche, conservée par l’organisateur, 

  • la partie contrôle, conservée par la personne qui contrôle l’entrée au spectacle

  • le billet, conservé par le spectateur. 

Ce format est pratique quand le contrôle est indépendant de la billetterie à l’entrée du spectacle. Ce format est également utile dans le cas de préventes : le spectateur conserve les parties contrôle et billet, et n’a pas à passer par la billetterie pour accéder au concert. 

Il suffit de compter le nombre de tickets contrôle pour avoir le nombre de personnes effectivement dans la salle. 

Il existe des formats de carnets à souche avec plus de parties intermédiaires qui peuvent être utiles dans le cadre de packs : accès spectacle + vestiaire, accès spectacle + boisson, accès spectacle + récupération d’un objet vendu en prévente. 


La billetterie dématérialisée

Vous utilisez un service en ligne de gestion de billetterie comme Weezevent et Helloasso ? 

Les billets électroniques suivent les mêmes règles que les billetteries matérielles. Ils doivent comporter les mêmes mentions plus quelques-unes spécifiques. Les principaux acteurs de billetterie en ligne sont en règle sur ces points, mais vous devez vérifier. 


Le contrôle des billets à l’entrée

Le contrôle des billets à l’entrée d’un spectacle avec un prix d’entrée est obligatoire et tout spectateur doit avoir un billet. 

Le contrôle peut être manuel ou électronique. Aussi, si vous avez mis en place une billetterie dématérialisée, vous devez obligatoirement prévoir un moyen de contrôle des billets émis sur votre lieu de concert. Certains spectateurs auront imprimé leur billet et d’autres vous les présenteront sur leur smartphone. Vous devez être en mesure de vérifier qu’un billet ne serve qu’une seule fois. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur de service de billetterie pour connaître les moyens techniques nécessaires au contrôle (application sur smartphone, appareil loué par le fournisseur de billetterie, etc.). 

Le contrôle manuel : Il s’agit du contrôle soit par vérification visuelle du billet soit par la conservation d’une partie contrôle du billet spectateur. 


La billetterie des concerts à entrée libre

Comme nous l’avons vu, dès qu’il y a un prix d’entrée, il faut un billet. 

Dans le cas où le concert est annoncé comme gratuit ou entrée libre, la billetterie n’est pas obligatoire mais vous pouvez donner des tickets simples pour compter le nombre de spectateurs. Aucune mention n’est alors obligatoire sur ce ticket de comptage. 

Le principe du chapeau est considéré comme une collecte ou des dons. Soyez donc vigilants dans la façon que vous aurez d’inscrire ces recettes dans votre comptabilité : Il ne s’agit pas d’une vente de produits mais de dons manuels.


Attention au termes que vous employez dans votre communication : 

  • Prix libre : il y a donc un prix d’entrée à payer, mais il est libre. Il peut y avoir des personnes qui donnent et d’autres qui ne donnent rien. Une billetterie est donc obligatoire.

  • Entrée-Participation libre : cela sous-entend un paiement de la part d’au moins une partie du public. Il faut donc une billetterie.

  • Entrée libre : pas de prix d’entrée, donc pas de billetterie.


Propositions pour être dans le cadre légal

Voici une checklist pour vous assurer une billetterie dans les règles :

  • Décider si le concert sera payant ou gratuit

    • S’il est payant : Quels tarifs ? Prix libre ? Libre participation ?

    • S’il est gratuit : entrée libre ? Chapeau ? Collecte ? 

  • Décider du format de la billetterie : manuelle, informatisée ou dématérialisée 

  • Pour une billetterie imprimée : 

    • Format des billets : 2, 3 parties ou plus

    • S’assurer que toutes les mentions obligatoires sont écrites sur les différentes parties du billet

  • Faire une série de billet pour chaque catégorie ou tarif.

  • Mettre en œuvre une méthode de contrôle conforme 

    • Manuelle

    • Électronique 


Foire aux Questions

Je fais un concert avec une entrée « Prix Libre », est-ce que je dois organiser une billetterie ?

Dès qu’il est question d’un prix d’entrée, une billetterie est obligatoire. Par cette terminologie, vous indiquez que l’entrée n’est pas gratuite, mais que chacun peut donner ce qu’il souhaite. 

Si votre intention est d’indiquer que le concert sera au chapeau, indiquez plutôt « entrée libre » ou « collecte », ces termes n’impliquent pas de billetterie.


Puis-je faire une billetterie avec des billets imprimés « maison » ? 

Vous pouvez le faire, mais vous devrez déclarer ces billets aux services des impôts car vous devenez fabricant de billets. Vous devrez également noter toutes les mentions obligatoires sur les différentes parties du billet (souche, partie contrôle et billet par exemple). 

Pour vous assurer d’avoir des billets dans les règles, vous pouvez passer par un imprimeur spécialisé. Demandez à votre imprimeur local !

Voici quelques sites qui proposent :

Documents mis à disposition


Sources et liens utiles
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