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Comment motiver les bénévoles à rejoindre le CA du chœur ?

Cet article est un extrait de la fiche thématique en préparation qui sera finalisée suite aux échanges avec les participants du Café Choral «Comment motiver les bénévoles à rejoindre le CA du chœur ?»
Les adhérents peuvent accéder à l'ensemble des fiches thématiques et aux vidéos associées dans l'espace "ressources" du site internet.

Le renouvellement des membres du conseil d’administration dans les associations chorales est un enjeu depuis toujours et qui devient crucial pour les prochaines années. Comment mieux favoriser cette prise de responsabilité ? Comment accompagner les bénévoles à rentrer dans le conseil d’administration et même dans le bureau ?

 

 

Table des matières

  • Les instances dirigeantes d’une association

    • Le Conseil d’Administration

    • Le Bureau

    • La place des mineurs dans l’association

  • Préparer l’arrivée de nouveaux membres au conseil d’administration

  • Accompagner et rassurer les bénévoles

  • Trouver des bénévoles à motiver

    • Comment arrive--on au CA ?

    • À l’intérieur du chœur

    • À l’extérieur du chœur

 

Dans la fiche thématique « Comment motiver de nouveaux bénévoles dans son chœur », nous lancions des pistes pour amener des membres à devenir bénévoles réguliers.

Nous transposons maintenant la question au passage de bénévole régulier à dirigeant de la chorale, c’est-à-dire comment motiver un bénévole à rejoindre le conseil d’administration ou le bureau de la chorale.

 

Être membre du conseil d’administration peut sembler empreint d’une certaine appréhension. La peur des responsabilités, la crainte d’aller en prison, qui relève plus du mythe que de la réalité, ou la méconnaissance du rôle d’un administrateur.

 

Les instances dirigeantes d’une association 

La loi de juillet 1901 ne prévoit pas de modalités particulières sur l’organisation de la direction de l’association. Elle est donc juridiquement libre mais des modèles-types existent et proposent une organisation largement reprise dans les associations.

Aussi, nous rappellerons dans cette partie ce que propose l’administration française.


Le Conseil d’Administration

Il est constitué de membres élus par l’Assemblée Générale. Voici ce que nous dit l’administration française sur son site service-public.fr quant au rôle du CA :

En l'absence de précision dans les statuts, le CA est considéré comme chargé d'assurer la gestion courante de l'association. Ainsi, il est chargé, entre autre, de préparer le budget, suivre son exécution, de préparer les réunions de l'assemblée générale et de mettre en œuvre ses décisions.

Il peut nommer un bureau.

Les statuts fixent le périmètre de responsabilités des dirigeants. Si rien n’est précisé, les membres du CA n’ont pas de pouvoir d’initiative, assurent juste la gestion courante et doivent alors consulter l’assemblée générale. En absence de précision dans les statuts, tous les dirigeants sont responsables devant la loi.


Le Bureau

Ses membres sont élus par et parmi le conseil d’administration, c’est l’organe exécutif de l’association.

 

La place des mineurs dans l’association

Les mineurs de moins de 16 ans peuvent être élus dans les instances dirigeantes comme le Conseil d’Administration et être chargé de la direction de l’association avec l’autorisation écrite de leurs responsables légaux.

Les mineurs de plus de 16 ans peuvent être élus dans les instances dirigeantes comme le Conseil d’Administration et être chargé de la direction de l’association sans l’autorisation écrite de leurs responsables légaux.

 

En Alsace et Moselle, tous les mineurs peuvent rejoindre et prendre des responsabilités dans des associations.

 

Une grande partie des freins pour devenir dirigeants rejoint ceux pour devenir bénévole. Vous pouvez les consulter dans la fiche thématique « Comment motiver de nouveaux bénévoles dans son chœur ».

Voyons comment le conseil d'administration peut s'organiser pour accueillir de nouveaux bénévoles en son sein ou le bureau :

 

Préparer l’arrivée de nouveaux membres au conseil d’administration

Avant d’accueillir de nouveaux membres dans le conseil d’administration (CA), il est essentiel que le fonctionnement et le mode de gouvernance de cet organe soit clair pour tous.

Vous pouvez vous interroger sur

  • Le mode de gouvernance : Correspond-il toujours au fonctionnement du groupe ? Faut-il proposer une nouvelle organisation du CA ?

Ex : binômes par poste : co présidence, adjoints pour le trésorier et le secrétaire ou par référent (ex : logistique, communication, convivialité, événements, etc.)

  • Les tâches des membres : sont-elles explicitement réparties ? Sait-on vraiment ce que chacun est en charge de faire ? Quel est le rôle d’un administrateur ?

    • Rédiger des fiches de poste pour que chacun sache exactement quel est son périmètre d’action, ses responsabilités et quelles sont les attentes envers chacun.

  • La capacité du CA à intégrer de nouveaux membres : flexibilité des postes, accompagnement des nouveaux, tuilage dans les prises de fonction,

 

Accompagner et rassurer les bénévoles

Dès qu’une personne s’engage comme bénévole, le CA doit être attentif à ses besoins et ses attentes. Le bénévole doit se sentir écouté et considéré pour s’engager avec confiance. Afin de désamorcer les freins éventuels, vous pouvez dès le début des discussions rassurer le bénévole en lui proposant différentes formes d’accompagnement :

  • Des points d’étape réguliers pour vérifier que le bénévole a toujours les objectifs de sa mission en tête, qu’il est toujours à l’aise dans son rôle de bénévole ou qu’il puisse faire remonter ses besoins.

  • Proposer des formations : le bénévole est certainement très volontaire pour rentrer au CA mais il ne se reconnait pas de compétences particulières, l’association peut alors proposer une formation adaptée. Le bénévole pourra ainsi monter en compétences, se sentir légitime et gagner en confiance. Cette formation lui servira autant au sein de l’association qu’en dehors :  il pourra valoriser de nouvelles compétences au niveau professionnel.

  • Un tuilage, du tutorat ou un fonctionnement en binôme : le bénévole qui va arriver sur un poste qu’il ne connait pas pourra être rassuré d’être encadré. Il pourra progressivement acquérir un savoir-faire et gagner en autonomie.


Trouver des bénévoles à motiver

Comment arrive-t-on au CA ?

Une enquête du Mouvement associatif de 2020 révélait que 74% des bénévoles qui rentraient dans un conseil d’administration ou dans un bureau d’association étaient déjà engagé dans l’association avant et 25% des nouveaux entrants n’avaient pas de relation particulière avec l’association auparavant.

Selon cette même étude, 40% des dirigeants sont passés directement d’adhérent à dirigeant sans avoir été bénévole auparavant.

Les raisons de l’engagement dans le Conseil d’Administration :

  • 48% s’engagent par choix

  • 33% s’engagent après avoir été sollicités

  • 17% par solidarité

54% des associations ne donnent pas d’informations sur la responsabilité des dirigeants en amont de l’engagement et 80% des responsables associatifs ont affirmé le besoin que les responsabilités juridiques des dirigeants soient précisées formellement pour s’engager en toute connaissance de cause et mieux répartir les responsabilités.

 

Nous pouvons conclure de ces données qu’il ne faut pas hésiter à aller chercher en dehors des bénévoles déjà investis car il y a un vivier important et que les futurs membres du CA ont besoin d’information et de formation sur la responsabilité des dirigeants associatifs.


Où trouver les futurs administrateurs de l’association : 

À l’intérieur du chœur

C’est le 1er cercle à mobiliser : les membres connaissent déjà le fonctionnement de l’association. Ils peuvent plus facilement échanger avec l’équipe dirigeante sur les enjeux, les implications de cette responsabilité. Pour trouver un membre en interne, les membres du CA doivent être attentifs :

  • aux envies des bénévoles actuels : certains ont peut-être envie d’évoluer, de s’investir encore davantage

  • aux adhérents non bénévoles : sans être bénévole, un adhérent peut vouloir prendre part aux décisions qui régissent la vie de l’association.


À l’extérieur du chœur

25% des dirigeants étaient extérieurs à l’association.

  • Les proches des choristes

Les conjoints et la famille forment le 2e cercle à mobiliser pour trouver des dirigeants bénévoles. Ils ont peut être déjà eu une expérience associative ou leur parcours professionnel leur a apporté des compétences qui seraient très utiles à l’association.

  • L’appel à bénévoles

Le 3e cercle est celui des inconnus : Vous pouvez lancer un appel à mission bénévole : Des personnes qualifiées et en quête de sens dans leur engagement s’inscrivent ou consultent des sites comme https://www.jeveuxaider.gouv.fr/. C’est une sorte de banque en ligne où des bénévoles peuvent s’inscrire sur ces sites ou répondre à des petites annonces. Vous pouvez déposer une annonce. Faites attention à la présentation de votre annonce et en particulier le titre. Utilisez des mots-clés évocateurs, à donner toutes les informations pratiques liées à la mission : condition d’accès, modalités d’exercice de la mission etc.

[...]

Découvrez la fiche thématique complète dans le courant du mois de juillet sur https://www.choralies.org/ressources

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