L'objectif est simple : vous permettre d'aborder la rentrée sereinement, sans courir après les formalités de dernière minute.

• La logistique et l’administratif

• Les adhésions

• Les partitions

• Les assurances

• Le chef de chœur

• La check-list de rentrée

• Conclusion

La logistique et l’administratif

Il y a des sujets qu’il ne faut pas tarder à traiter car ils peuvent faire perdre beaucoup de temps et générer un stress ou des inquiétudes au dernier moment :

• Avez-vous arrêté un calendrier pour la saison à venir ?

• Avez-vous réservé votre ou vos salles de répétitions ou de concert ?

  • Pour les répétitions régulières

  • Pour vos journées ou week-ends de répétitions,

  • Pour vos concerts

• Comment accueillez-vous des nouveaux ou nouvelles choristes

  • Avez-vous prévu des répétitions ouvertes en début d’année ?

  • Qui traite les demandes d’informations sur le recrutement ?

  • Organisez-vous un événement pour marquer le coup de l’entrée de nouveaux dans le chœur (apéro, sortie, journée d’intégration, …)

• Quelle visibilité donnez-vous à votre besoin de recrutement et quelles actions mettez-vous en place ?

  • Sur vos supports en ligne : site internet, réseaux sociaux,

  • Relai sur le site À Cœur Joie (pour les adhérents uniquement),

  • En participant à des forums des associations ou événements de rentrée.

• Avez-vous un outil de suivi de votre trésorerie prêt pour cette nouvelle saison ?

  • Voir la fiche Outils pour la trésorerie d'une chorale

Le Conseil d’administration et le Bureau de l’association

• Les membres du bureau sont-ils toujours disponibles pour la saison à venir ?

• Des postes sont-ils vacants ?

• Les délégations de responsabilités sont-elles clairement définies ?

• Les accès aux outils numériques (banque, site internet, réseaux sociaux, Intranet À Cœur Joie, messagerie) sont-ils à jour ?

• Les documents administratifs de l'association sont-ils facilement accessibles aux nouveaux responsables ?

• Les mots de passe des outils sont-ils connus de plusieurs responsables ?

• Les sauvegardes sont-elles réalisées et où sont-elles stockées ?

• Les anciens responsables ont-ils encore accès aux outils ?

• Les bénévoles connaissent-ils leurs missions ?

Les adhésions

La rentrée commence toujours par les adhésions.

C'est le moment de vérifier :

• Le montant de la ou des cotisations (si vous mettez en places plusieurs tarifs différents)

• Un dossier d'inscription prêt dès septembre facilite énormément le travail des bénévoles.

  • Le bulletin d'adhésion (en parallèle des informations nécessaires pour l’inscription sur le site Intranet ACJ) : formulaire en ligne ou papier

  • Quelles modalités de règlement (virement, chèque, plateforme spécialisée comme Helloasso)

  • Quelles échéances possibles (règlement en une ou plusieurs fois : annuel, mensuel, trimestriel… )

• Les informations RGPD concernant les données personnelles. (Vigilance sur le traitement des données personnelles : centralisation, qui fait quoi)

• Les autorisations de droit à l'image

  • Voir la fiche Les règles du droit à l’image 

Profitez-en également pour mettre à jour :

• Les coordonnées des choristes,

• Les listes de diffusion,

• Les contacts d'urgence.

  
  

Pensez également à préparer :

• Les moyens de paiement en ligne,

• Les reçus, attestations de paiement …

Les partitions

La rentrée est aussi le bon moment pour préparer le nouveau programme musical.

Quelques questions essentielles :

• Disposez-vous d'un nombre suffisant de partitions ?

• Les partitions sont-elles légalement acquises ?

  • Bon d’achat sans minimum d’achat mais en 1 fois

• Les photocopies sont-elles autorisées ?

  • Voir la fiche Quand photocopier des partitions peut être légal

• Les œuvres sont-elles encore protégées par le droit d'auteur ?

  • Voir la fiche Comprendre le droit d’auteur

• Il est préférable d'anticiper les commandes auprès des éditeurs afin d'éviter les ruptures de stock en septembre.

  • Commander avec les Editions À Cœur Joie (centralise les commandes de partitions de tous les éditeurs)

Profitez des vacances ou de la rentrée pour :

• Faire l'inventaire ;

• Éliminer les exemplaires inutilisables ;

• Préparer les nouveaux classeurs.

Au moment de vos premières répétitions, si vous accueillez de personnes pour un essai, vous pouvez choisir récupérer les partitions prêtées et donner définitivement les partitions qu’une fois la cotisation réglée ou l’engagement confirmé.

Les assurances

Beaucoup d'associations découvrent un problème… lorsqu'un sinistre survient.

Avant la rentrée, vérifiez quelques points essentiels dans votre contrat d'assurance :

• Responsabilité civile de l'association

• Protection des dirigeants,

• Assurance des bénévoles,

• Assurance des manifestations,

• Couverture des locaux permanents et occasionnels,

• Couverture du matériel (piano, sono, ordinateurs…) que vous louez, qui vous est mis à disposition ou qui appartient à votre association,

• Couverture sur l’organisation des concerts,

• Couverture des déplacements ou voyages.

Les chœurs adhérents bénéficient d'une assurance souscrite par À Cœur Joie, incluse dans l'adhésion du chœur.

• Voir l’assurance MAIF souscrite par À Cœur Joie pour ses chœurs adhérents et les options supplémentaires.

Adhérents :

En cas de changement d'activité ou d'effectif, pensez à nous en informer

Chaque année, Marie Dubu vous demande la liste à jour des membres de votre chorale, c’est pour qu’en cas de sinistre, l’assurance puisse prendre en charge le dossier : si c’est un membre extérieur à la chorale et qu’il n’est pas inscrit, la prise en charge ne sera pas la même.

Le chef de chœur

C'est souvent le point le plus sensible.

Si le chef de chœur poursuit son activité :

• Vérifier le contrat

• Actualiser la rémunération si nécessaire

• Vérifier ou planifier les dates de répétitions, concerts, stages/résidences/sessions,

• Définir les projets artistiques de la saison.

Si vous recrutez, nous vous conseillons de commencer les recherches avant l'été. Le recrutement est souvent plus long qu'on ne l'imagine.

• Voir la fiche Comment recruter un chef de chœur

Pensez également au cadre juridique selon votre situation et celle du chef de chœur :

• Salarié 

• Prestation indépendante

• Bénévolat

• Encadrement des remboursements de frais.

• Voir la fiche Salarié(e)s ou bénévoles : comment rémunérer vos chefs de chœurs ?

Chaque situation entraîne des obligations différentes.

• Selon votre fonctionnement et les disponibilités du chef, vous interroger sur la participation obligatoire ou non du chef de chœur aux réunions de CA

Une bonne anticipation évite beaucoup de tensions à la rentrée.